大连化物所知识产权档案建档规范

1 总则
为进一步做好知识产权档案建档工作,依据国家档案局国家知识产权局关于印发《关于加强知识产权档案管理的意见》的通知(档函〔200955号),关于加强大连市知识产权档案管理的意见(大档发〔200429),并结合我所实际情况,特制定知识产权档案建档规定。
本规定提出了我所知识产权档案建档工作的基本要求和管理职责,规定了知识产权档案的分类,知识产权档案文件的归档范围和质量要求,以及知识产权档案的形成积累、整理立卷、归档、补充和借阅等。
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规范性引用文件
国家档案局、国家知识产权局关于印发《关于加强知识产权档案管理的意见》的通知(档函〔200955号),关于加强大连市知识产权档案管理的意见(大档发〔200429)文件为依据。
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术语
3.1
知识产权
是指公民或法人等主体依据法律的规定,对其从事智力创作或创新活动所产生的知识产品所享有的专有权利,又称为智力成果权无形财产权,主要包括发明专利、商标以及工业品外观设计等方面组成的工业产权和自然科学、社会科学以及文学、音乐、戏剧、绘画、雕像、摄影和电影摄影等方面的作品组成的版权(著作权)两部分。
3.2
知识产权文件
指记述和反映知识产权研究活动中形成的各种载体的文字、图表、声像等记录形式的文件材料总称。
3.3
知识产权档案
指具有保存价值的、归档的知识产权文件。
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基本要求
知识产权相关部门应建立完整、准确、系统、能反映所在科研、生产经营等活动中形成的有关品牌创建、科技创新、单位独有的科研成果、技术发明等方面的档案。主要包括发明和专利档案、商标档案、著作权档案和技术秘密档案等,是一个所档案全宗的重要组成部分。
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管理职责
5.1
管理部门
科技处作为知识产权的管理部门,按知识产权相关要求形成积累有关的知识产权文件,按类别分类后,会同研究组的知识产权内容统一整理移交综合档案室;并进行鉴定和密级的确定工作;将每年新增内容和专利失效等清单及时提供综合档案室。
5.2
综合档案室
根据国家、中科院及大连市相关规定,结合所实际情况,组织编制本单位知识产权档案分类表。为科技处、研究组提供档案积累袋或档案盒,不定期地指导、检查知识文件的形成、积累和立卷归档工作,检查档案是否完整、准确和系统。
5.3
研究组长
布置知识产权建档工作,指定兼职档案员。协同科技处等相关部门作好立卷归档工作,做到归档质量符合规范要求。提出知识产权档案整体鉴定级别以及案卷保管期限和密级,审查档案材料是否齐全、完整。
5.4
科技人员
按照归档要求建立本人知识产权文件的预立卷,任务结束后移交组兼职档案员。离开课题岗位时,应将本人知识产权文件清理、移交组里后方可办理手续。
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知识产权文件的归档范围和质量要求
6.1
归档范围:

类 别

归 档 范 围



   作 品

1.书籍、工程图等各种载体形式作品及模型等;

2.以上作品的出版、发表、许可、转让、报酬、纳税、翻译、汇编、修改、署名等方面的协议和合同等。

   计算机软件           

1.计算机程序的源代码;

2.软件开发任务书、需求分析说明、程序设计说明书、鉴定验收报告、操作手册、使用说明书、用户手册等纸质文档;

3.程序开发、软件设计的合作合同、委托合同、项目任务书等;

   邻接权

1. 作品的著作权人与其签订的各种协议、合同等;

2. 出版单位所出版的图书期刊的版式设计。

 商 标

1. 商标注册申请、审查、核准的文件材料;

2. 注册商标变更、续展、转让、使用许可、补证、注销和撤销的文件材料;

3. 在注册商标争议的裁定中形成的文件材料;

4. 对注册商标使用和管理中形成的文件材料;

5. 其他应当保存的文件材料。

 专 利

1.专利申请提交的请求书、说明书、权利要求书、说明书附图及有关的文件材料;

2.专利申请的审查、批准材料(专利受理通知书、专利授权通知书、专利证书、登记、公告等)

3.专利权的期限、终止和无效的有关文件材料;

4.专利技术转让合同、专利实施的强制许可的决定、通知、登记、公告等文件材料

5.在专利权的保护与争议中形成的文件材料;

6.其他应当保存的文件材料。

6.2 归档文件的质量要求
6.2.1
归档的知识产权文件应为原件,不得擅自修改,剪贴或事后补制。
6.2.2
知识产权文件的内容必须真实、准确,不得随意更改、变造。
6.2.3
知识产权文件应标题简明、字迹工整、数据清楚、图表整洁、图样清晰、签字盖章手续和形成日期、时间完备。
6.2.4
知识产权文件应采用耐久性强的书写材料,不得使用易褪色的书写材料(红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸等),不得使用热敏纸。
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知识产权文件的形成、积累、整理和鉴定
7.1
形成积累
7.1.1
知识产权档案应包括管理性文件和开发性文件,分别由科技处和研究组形成、积累。
7.1.2
知识产权文件的形成、积累应注重过程文件,随时收集和整理。
7.2
整理立卷
7.2.1
立卷原则:应遵循知识产权文件的形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用。
7.2.2
根据知识产权文件的内容、价值、数量、密级和载体形式等实际情况,科技处、研究组将知识产权文件进行系统整理,组成一个或若干个案卷。
7.2.3
分类编号
编制案卷的档号。档号由本单位分类号和案卷顺序号组成。本单位分类号依据本单位分类大纲编写,案卷顺序号为本分类中的年度序号加案卷卷号。
7.2.4
卷内文件排列
7.2.4.1
按重要程度或分阶段排列。
7.2.4.2
案卷内密不可分的知识产权文件按以下要求排列:同一事项的请示和批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开,并按批复在前、请示在后,印本在前、定稿在后,主件在前、附件在后,序言在前、原文在后的顺序排列。
7.2.5
拆除案卷内的金属物,对破损的文件进行修补。
7.2.6
案卷内的每份文件用线装订用卷盒保管。
7.2.7
卷内文件幅面一般采用A4 (297mm×210mm)纸。大于A4 型纸的要折叠为统一幅面,图样折叠后标题露在右下角。小于A4 型可不做处理。
7.2.8
无论单面或双面书写、印刷的文件,每页均作为一页。页号位置在非装订线一侧的上角。用打号机在有文字的正面的右上角,背面的左上角编上页号(从1 编起)。
7.2.9
填写卷内备考表。
7.2.9.1
立卷说明:记载案卷内文件的质量、立卷及其他需要说明的情况。
7.2.9.2
立卷人:具体立卷人签名。
7.2.9.3
审查人:案卷审核人员签名。
7.2.9.4
归档后补充说明:指归档后案卷保管期限和密级的调整以及卷内文件进行补充、移出、销毁等情况的注明。
7.2.9.5
填写人:由科技处分管知识产权人员签名。
7.2.9.6
审核人:综合档案室人员签名。
8
归档
8.1
归档时间
由于专利、专利证书和专利审查形成的知识产权资料数量多,每年可一至二次完成归档任务。定于每年二月和六月底前归档。
8.2 
归档手续
科技处或研究组填写档案材料移交目录一式两份,连同案卷经综合档案室清点无误后,交接双方在移交目录上签字并各执一份。综合档案室接收档案后,填写知识产权档案案卷目录。
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知识产权档案的补充和借阅
9.1
补充
9.1.1
知识产权档案归档后,在成果申报奖励、推广应用和专利审查等阶段形成的新文件,应及时移交综合档案室补充归档。
9.1.2
科技处对补充归档的知识产权文件整理编目,按要求并在卷内备案表中注明补充情况。
9.2
借阅
9.2.1
知识产权档案借阅,需经本项目研究组长同意后方可借阅,涉密项目经本研究组长和科技处同意后方可借阅。
9.2.3
外单位人员查阅档案,需持有单位盖章、写明借阅内容和理由的介绍信,经研究组长同意,科技处或主管领导批准方可借阅。
9.2.4
涉及科技机密及知识产权等档案除研究组相关人员外严禁外借。

 
 
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