档案管理制度

一、总则
(一)、依据中华人民共和国《档案法》和中国科学院有关档案管理工作的法规、法则,参照国家、中科院、辽宁省有关法律、法规,结合单位实际情况,特制定本所综合档案管理规章制度。
(二)、本所档案管理的宗旨是使所属各门类、各种载体的档案集中统一管理,维护档案的完整与安全,便于全所各项工作的利用,充分发挥档案在各项工作中的作用。
(三)、本所将采用“科技事业单位档案工作目标管理”的模式和标准管理档案。
(四)、提高全员的档案意识,建立档案管理机构、建立健全从上至下的档案管理网络,明确岗位分工及职责,制定相关的制度与规范,保障档案管理深入各项工作之中,使其与之成为一个有机整体,使得档案管理更加系统、科学和严谨。
(五)、要把档案工作纳入领导议事日程和目标责任制,列入本单位发展规划、计划和总结,设立必要的专项经费为开展档案工作创造条件。
(六)、档案工作应纳入本所各项工作及规章制度之中,是考核科研研究和管理部门及其它部门工作人员工作业绩的一项基本内容。

二、管理体制及其主要职责
(一)体制
综合档案室是档案工作的职能机构,负责集中统一管理所各种门类、各种载体的档案,由一名所领导分管档案工作,各部门及课题组设置兼职档案员,明确职责范围使档案管理机构较好地发挥监督指导作用,使档案管理形成网络(详见附表1综合档案室工作管理网络图)。档案鉴定委员会由有关专家组成,由主管所长对本所档案的鉴定工作进行审批。
(二)主要职责
1、主管所领导
(1)组织贯彻国家和中国科学院的有关档案工作的方针政策和法规,把档案工作列入本所的发展规划、计划和总结中,并在机构建设、经费、库房、设施和人员配备等方面条件给予保障。
(2)定期检查和研究解决档案工作中存在的实际问题。
(3)搞好档案机构队伍建设,保证档案队伍的相对稳定,关心和支持档案人员的工作,积极创造条件提高档案人员的业务素质,正确认识和公正评价她们的工作成绩,关心她们的切身利益,鼓励她们做好档案工作。
2、综合档案室职责
(1)负责全所各门类档案的集中统一管理,负责制订本所综合档案实体分类大纲(详见附表2综合档案分类大纲),负责档案专职人员的工作安排、库房的统一调配、条件保障等事宜。
(2)负责制定本所档案工作的长远规划和近期计划。
(3)协助所领导搞好档案管理机构及队伍建设、负责档案人员培训。
(4)根据国家和中科院有关档案工作的方针和法规,制定本单位档案工作管理制度。
(5)组织、监督、检查、协助档案人员做好文件材料的形成、积累、整理、归档立卷工作,做好材料保管、借阅、鉴定等工作,检查验收档案是否完整、准确、系统。负责协调与其他各部门之间的工作关系。
(6)为配合统计上报、领导决策及使各部门更好地开展工作,综合档案室根据需要,积极主动地以各种形式提供开发和利用档案、档案信息及档案统计数据。
(7)遵守国家关于保密工作的各项规定,保证档案安全,维护单位的合法权益。

三、加强档案队伍建设,提高档案工作水平
建立一支具有高度政治觉悟、良好的业务素质、较强专业知识的专、兼职档案队伍,保持人员相对稳定,工作安心,以适应我所档案管理工作的需要。专职档案人员要具有本科以上文化程度,须经市级以上档案管理机关培训考核合格,发给岗位资格证后,方可上岗。兼职档案员要具有本科以上文化程度,要具有一定专业知识水平,并具有档案方面的知识和技能。档案专兼职人员要忠于职守,遵纪守法,热爱档案工作,爱岗敬业,尽职尽责地做好档案工作。并积极努力,大胆创新,不断地提高档案管理与服务水平,更好地为本单位各项工作服务。

四、档案奖励与惩罚
综合档案室负责对全所的档案工作进行监督指导及组织接收各项活动形成的档案材料,做到完整、准确、系统、安全和有效利用。任何部门和个人不得以任何理由拒绝档案材料归档或者据为已有,各部门应指定专人负责部门档案工作。综合档案室将对档案工作开展好的部门及个人进行表彰及奖励。对于档案工作开展不利,阻碍档案工作又不及时弥补改正的单位和个人,所里将严肃处理。

 

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