档案的接收与归档程序

一、科研档案
1、以课题为立档单元。课题负责人对归档负责,由课题组兼职档案员负责归档;
2、研究课题结束后于次年10月底前归档;
3、没有按时结题的课题,要填写“延期归档申请单”并经科技处领导批准后可缓期归档;
4、归档结果纳入课题组年终绩效考核;
5、归档程序:
a) 兼职档案员到科技处接收本课题科研准备阶段的管理文件;
b) 到综合档案室领取并填写科研课题档案归档说明书(或网上下载),会同本课题预立卷材料,经课题负责人、室主任签字后会同本课题预立卷材料到综合档案室归档;
c) 归档按中华人民共和国档案行业标准GB/T 11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》和中国科学院发ZKY/B002-1-2006号“中国科学院科研课题档案建档规范”要求执行。在专职档案员的指导下,负责部门的档案立卷工作;
d) 完成立卷后,持移交目录、“科研课题档案归档说明书”一起经科技处负责人审查并在归档说明书上按照要求签字后送交综合档案室。

二、文书档案
1、机关各部门兼职档案员负责做好预立卷工作,归档前综合档案室进行初验收;
2、填写移交目录,由部门领导批示同意归档;
3、每年六月底前将上一年度的文件材料移交综合档案室;
4、归档按中华人民共和国档案行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》的要求和中国科学院发ZKY/B002-4-2006号“中国科学院文书档案建档规范”要求执行。

三、基建档案
1、兼职档案员负责做好预立卷工作;
2、在项目竣工验收后六个月内归档;
3、归档按中华人民共和国档案行业标准GB/T 11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》、DA/T28-2000《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、GB/T50328-2000《建设工程文件归档整理规范》和中国科学院发ZKY/B002-2-2006号“中国科学院基本建设项目档案建档规范”要求执行。兼职档案员负责完成本部门的档案立卷工作;

四、大型仪器设备(50万元以上)档案
1、科技处负责收集本部门形成的管理文件,同时监督课题组积累课题组购买大型仪器设备的管理文件材料和技术材料;
2、大型仪器设备开箱时,兼职档案员通知科技处和综合档案室参加验收;
3、在大型仪器设备安装调试正常后,将归档说明书(综合档案室主页下载)、前期材料、随机材料和运行记录等一并归档。
4、归档按中华人民共和国档案行业标准GB/T 11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》和中国科学院发ZKY/B002-6-2006号“中国科学院科研仪器设备建档规范”要求执行。兼职档案员负责完成本部门的档案立卷工作。

五、研究生学位论文档案
每年学生答辩前由课题组长确定论文密级,需定秘密以上的论文要经保密办审批。答辩后由研究生部统一收集、整理并及时交到综合档案室。

六、专利、奖状档案
由科技处每年一月底前归上年度形成的专利材料和奖状。

七、公开发表论文档案
1、兼职档案员随时在所主页“科研工作”—“科技论文”登录系统界面录入相关数据;
2、录入要求见www.ifc.dicp.ac.cn/paper/default.asp;
3、当年3、6、9、12月末归档。由室兼职档案员将论文抽印本移交综合档案室。次年3月20日前补充上年度未统计的数据和论文抽印本。

八、会计档案
1、兼职档案员负责会计档案预立卷工作;
2、会计档案自形成之日起在本部门保存一年;
3、第二年十月底前移交综合档案室。
4、归档按中华人民共和国档案行业标准《会计档案管理办法》财会字[1998]32号、《会计电算化工作规范》财会字[1996]17号、《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002和中国科学院发ZKY/B002-7-2006号“会计档案建档规范”要求执行。兼职档案员负责完成本部门的档案立卷工作。

九、刊物档案
由图书档案信息中心兼职档案员每年1月底前将上年度催化学报、色谱、天然气化学和化学物理通讯刊物移交并立卷归档。

十、声像档案
1、兼职档案员负责声像档案的预立卷工作;
2、以所《年报》大事记中收录的事件为依据进行声像档案的归档,照片档案一般事件3-5张,重要事件全部归档;
3、机关的声像档案在每年6月底前与文书档案一同归档;
4、研究室的声像档案应在课题归档时与其他载体形态的档案一同移交综合档案室。

十一、去世五年后的人事档案
由人教处每年度10月底前归档。
注:1、立卷人认真填写移交目录,立卷人与接收人应在移交目录上鉴字,各保存一份(档案移交目录表可在综合档案室主页上下载);
2、每年的11月、12月不接受科研课题归档工作,其它档案照常接收。

 

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