档案借阅流程

一、 职工借阅档案办法
1.科研档案
a)查阅本人所形成的档案(现仍在本组),可直接办理借阅。
b) 查阅档案要填写“借阅档案资料审批表”。
c) 查阅非本组研究过的档案,由相关研究组组长审批方可借阅。
d) 查阅内部档案,由组长审批;查阅秘密,由组长、重大办审批;查阅机密档案,由组长、重大办、保密办审批;查阅绝密档案,由组长、重大办、保密办、所领导四级审查批准。
e) 以前档案现课题组归属不明的,非密课题由科技处审批;涉密课题由重大办审批[参见第一项第1条 (d)]。
2.专利档案
a) 查阅本人申请或已公开专利可直接借阅。
b) 尚未公开专利需填写“借阅档案资料审批表”,经相关组长审批。
c) 涉密专利需填写“借阅档案资料审批表”,经相关组长、重大办审批。
3.研究生学位论文档案
a)查阅本人的毕业论文或确定为公开的毕业论文可直接借阅。
b) 定为内部论文,需填写“借阅档案资料审批表”,经相关组长审批;以前论文未确定密级的由科技处审批。定为秘密以上的论文,经相关组长、重大办审批。
4.文书档案、会计档案
填写机关档案借阅审批表,借阅档案(包括内部、秘密)需经档案所属部门领导或项目骨干(经授权)批准方可借阅。
借阅机密级档案需经档案所属部门领导或项目骨干(经授权)、保密办批准;
借阅绝密级档案需经档案所属部门领导或项目骨干(经授权)、保密办、主管所领导批准。
5.基建档案
填写“档案借阅审批表”,经基建办负责人或项目骨干批准方可借阅。
6.大型仪器设备档案
借阅仪器设备档案前期材料需填写“借阅档案审批表”,经研究组组长审批,借阅仪器说明书可直接借阅。

二、离退休人员借阅档案办法
1. 需查阅课题档案,填写“借阅档案资料审批表”,非密课题由科技处批准,涉密课题由重大办批准方可借阅(参见第一项第1条 (d))。
2.其它门类档案的借阅需经相关部门负责人批准。

三、借阅已解散研究组的档案办法
需查阅以前档案,但研究组已解散的,需填写“借阅档案资料审批表” 非密课题由科技处批准;涉密课题由重大办批准[参见第一项第1条 (d)]。

四、外单位人员借阅档案办法
查阅档案经相关部门领导批准方可借阅。

五、查阅中国科学院档案馆藏本所档案办法
1.通过电话、邮件等方式,查阅档案者需填写本所“借阅档案资料审批表” {综合档案室主页下载表格,公开、内部档案由科技处审批;涉密档案由重大办批准[参见第一项第1条 (d)]},并附带查档内容需求信息一并发往档案馆,由中科院档案馆档案人员负责查询后,将所查信息反馈利用者。
2.到档案馆利用档案者,需持“借阅档案资料审批表(大连化物所)”及借阅者单位介绍信,前往档案馆阅览室查阅档案。(中国科学院档案馆介绍

六、档案借阅期限
借阅的各类档案须在当年12月31日前归还,若继续使用的请办理相关续借手续。逾期档案每份交滞纳金0.1元/天,对丢失档案的将按国家《档案法》有关规定执行。

 

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