档案预立卷制度

一、科研档案预立卷制度

   针对我所科研课题的特点,方便课题组在研究过程中使用档案材料,为提高本所科研档案的管理水平,把研制过程中各个阶段所形成的管理文件和技术材料完整地、不失时机地收集、积累、整理出来,防止档案的流失,加以妥善保密,必须进行预立卷工作。

•  科研档案预立卷工作由组兼职档案员完成。课题结束后,由兼职档案员于每年 10 月底前归档。

•  按《中科院科研课题档案建档规范》要求,兼职档案员在档案预立卷业务中,要接受综合档案室档案人员的监督、检查和指导。

•  预立卷时,兼职档案员按中科院科研课题档案的归档范围,将形成的课题各阶段文件材料及时进行收集,依据我所正执行的“质量手册”中的有关标准,协同科技处对材料的准确性、标准性、完整性、合法性进行认真的检查,同时要看各种会签是否齐全、准确。

•  各课题积累的材料要进行分类、整理并放入院规范要求的标准档案材料积累袋或档案盒中,在课题组兼职档案员处统一动态管理。(档案积累袋或档案盒可到综合档案室领取)

•  科技材料纸张的幅面一律采用 A4 标准,书写文字不能采用油笔、红笔和铅笔,图样档案材料要装订成册,厚度不能超过 6cm 。

•  预立卷的归档,由档案员、兼职档案员和课题负责人共同对预立卷的文件材料进行清点和检查,清点和检查各研究阶段的文件材料是否完全准确,清点和检查各研究阶段文件材料的补充和更改情况,检查每份文件材料的各级会签和审批手续。由课题负责人填写科研课题档案归档说明书,然后由兼职档案员进行归档,履行移交手续,预立卷结束。

 

二、文书档案预立卷

   文书档案预立卷工作主要由机关兼职档案员完成。兼职档案员负责在日常工作中收集、整理和保管档案材料,以保证当年文件材料的完整系统。

预立卷工作程序:

•  兼职档案员在综合档案室的指导监督下, 按国家标准 DA / T

22 - 2000 《归档文件整理规则》完成归档。

•  预立卷基本要求

•  收集范围:当年收上一年度形成的,与部门工作相关的文件、

照片、录音带、录像带、光盘等;

•  兼职档案员收集整理本部门各业务人员手中的文件材料并检

查文件材料:是否有保存价值、内容是否齐全、有无重复材料;

•  整理单位:请示与批复为一件、正件与附件为一件、转发件

与原件为一件。批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;转发件在前,原件在后。获奖的上报材料前,附上级的批文或获奖证书的复印件,为一件;

•  跨年度的请示和批复放在批复年立卷;没有批复的,放在请

示年立卷 没有批复的请示,要在请示上注明无批复原因

•  归档的文件材料一律用蓝黑或黑色钢笔书写,归档的材料中

不得出现圆珠笔或铅笔字。出现用圆珠笔或铅笔字书写且不能更改的部分,要用蓝黑或黑色钢笔描写一遍;

•  送交到档案室的文件材料从 2002 年起统一采用 A4 纸,尽量

减少 B5 纸的使用;

•  在初步完成预立卷工作后,兼职档案员通知综合档案室对预

立卷工作进行检查,检查合格后,由兼职档案员完成文件自然信息数据的录入。 经部门领导批示同意归档 后将预立卷材料送交到综合档案室;

•  兼职档案员按照归档要求,对文件材料进行处理:去钉,标

写页码,填写档案移交目录。

 

三、基建档案预立卷制度

•  基建部门兼职档案员负责收集整理建设单位建设项目的管理文件。

•  由基建部门兼职档案员,对项目完成单位(施工、监理等单位)在每项工程、每一阶段形成的文件进行收集、指导和跟踪管理。

•  工程竣工后,基建部门兼职档案员通知综合档案室参加竣工验收,综合档案室工作人员对基建档案预立卷工作进行检查指导。

•  在建设项目竣工验收后六个月内完成档案归档。

•  按中科院基本建设项目档案建档规范的要求, 3000 万元以上(含 3000 万元)的建设项目,增加一套档案移交院档案馆。

•  按国家档案局关于印发《城市建设档案归属与流向暂行办法》的通知(档发字 [1997]20 号)文件的要求,移交建设单位综合档案室的档案必须是原件。

 

 

四、设备档案预立卷制度

•  由科技处、课题组兼职档案员收集、保管大型仪器设备的前期文件材料。

•  待大型仪器设备到所时,课题组兼职档案员通知综合档案室档案人员参加开箱验收,并到科技处取相关免税材料。

•  大型仪器设备安装调试正常后,课题组兼职档案员应将购置、开箱、安装、运行阶段积累起来的文件资料整理后移交综合档案室归档。

 

五、会计档案预立卷制度

   由兼职档案员负责平时工资、帐簿、凭证、报表等文件的管理,按有关规定,定期向综合档案室移交。

注:档案人员不定期对各部门的预立卷工作进行监督、检查和指导。

 

 

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